In sechs Schritten zur Jahresplanung

 

Wenn draußen die Temperaturen fallen und Pumpkin-Spice-Latte, Pflaumen-Zimt-Tee und der Duft von Vanille-Kerzen die Sinne fluten, stecken wir als PR-Agentur bereits mitten in der Q2 2020 bis Q1 2021 Jahresplanung. Q2-Q1? Ja, denn die Jahresauftaktevents zwischen Januar und März sind bereits spätestens im Hochsommer des Vorjahres beschlossene Sache (oder sollten es sein). Damit der holistische Blick auf die Events bewahrt wird, müssen diese dennoch in der Ganzjahresplanung auftauchen. Um die Eventplanung auch als Agentur trotz langer Vorlaufzeiten aus einem Guss zu schmieden, empfehlen wir unseren Kunden die Beantwortung von sechs Fragen.

Mit sechs Fragen zur wasserdichten Eventvorbereitung.

Grundsätzlich gilt wie immer: Je besser die Vorbereitung, desto besser gelingt das Event und desto weniger Arbeit fällt kurz vor dem Termin an; dies gilt bei Bestands- genauso wie bei Neukunden. Für Letztere heißt dies, dass die erstmalige Erstellung einer Eventliste erst nach mindestens einem Planungscall erfolgt, bei dem die wichtigsten Faktoren abgefragt werden. Im Umkehrschluss bedeutet das: Je länger wir einen Kunden begleiten, desto weniger Input benötigen wir für die Vorbereitung. Zum einen liegen bestimmte Erfahrungswerte von vergangenen Events bereits inhouse vor. Zum anderen stehen die Kundenziele erfahrungsgemäß fest oder lassen sich leichter definieren.

Bevor wir also Gefahr laufen, ins Blaue hineinzuarbeiten, gilt es (mit oder, im Worst Case – der Standard bei kleineren Accounts- ohne Kundenbeteiligung) Folgendes zu hinterfragen und zu evaluieren:

  • Welche Events wurden in der Vergangenheit besucht? Liegt ein Reporting mit Anhaltspunkten zu Verlauf und Qualität der Dienstleister vor?
  • Gibt es anderweitige Präferenzen, die feststehen, wie:
    • „Bitte kein Event in Bielefeld“
    • „Mitbewerber XYZ darf nicht vor Ort sein“
    • „Unsere Zielgruppe befindet sich zu diesem Zeitpunkt auf einem anderen Event“?

Gibt es noch keine Erfahrungswerte aus vergangenen Events, ermitteln wir mithilfe von sechs soften und harten Faktoren die wichtigsten Rahmenbedingungen der potenziellen Veranstaltungen für unsere Kunden. Mit diesen Informationen lassen sich 95 Prozent der Vorarbeit steuern:

  • Zielgruppe: Wen wollen wir erreichen?
    • Spezialisten, Mittelständler, Freelancer, …
  • Anlass: Aus welchem Grund sollte unsere Firma auf dem Event sein?
    • Release oder Launch, Good Neighbourhood (erlesene Ausstellerschaft, zwischen denen man sich als Unternehmen gern positioniert, um von den Kontakten der unmittelbaren Nachbarschaft zu profitieren), Tradition, Partnerschaft …
  • Ziel: Was wollen wir erreichen?
    • Leads, Abverkauf, Reichweite, Sichtbarkeit, Networking…
  • Budget: Wie viel Budget bleibt nach Abzug der Event-Fixkosten übrig?
    • Standmiete, Reisekosten Sprecher, Pressekosten (Veranstalter!), Speaking-Slots…
    • NICHT: PR-Agentur, Reisekosten Journalist, Social Media, Goodies – diese Kosten benötigen eine eigene Kalkulation – sollte hierfür kein Budget übrig sein, muss die Sinnhaftigkeit des Events überdacht werden, da nur ein Bruchteil der Möglichkeiten ausgeschöpft wird
  • Zeit: Wann findet das Event statt? Gibt es etwas zu beachten?
    • Schulferien, bundesweite Feiertage, Mitbewerber-Events…
  • Ort: Wo findet das Event statt?
    • Metropole, Flughafennähe, ÖPNV-Anbindung…

Kurz und knapp: Das A und O der Eventplanung liegt darin, sich seiner Zielgruppe und dem Anlass bewusst zu sein. Auch müssen alle Beteiligten die Antwort auf die Frage nach dem Ziel kennen. Als letzter harter Faktor gilt es das Budget genau abzustecken. Abschließend müssen die soften Faktoren der Zeit sowie der Location beantwortet werden, bevor es mit der Planung losgehen kann.

Kein Hexenwerk? Hat auch keiner behauptet! Die wahre Kunst bei der Eventorganisation im Rahmen der PR besteht in den vielen kleinen Aufgaben, die unsere Kunden hoffentlich (toi, toi, toi) nie mitbekommen. Mehr dazu gibt es im nächsten Artikel zum Thema Events hier auf dem Akima-Blog.

Ach übrigens: Akima scannt kontinuierlich über 600 Events in Deutschland – inklusive Special Offers und aktueller Call for Papers. Neugierig geworden? Dann melden Sie sich gerne!

Disclaimer: Als Full-Service Kommunikationsagentur bieten wir freilich viele Services rund um Events an. Aber in manchen Fällen macht es durchaus Sinn, einen Schritt zurückzutreten und das Feld einer vollblütigen Eventagentur zu überlassen – mit besten Empfehlungen unsererseits 😉

 

Juliane Schmidhuber

Autor Juliane Schmidhuber

PR Account Managerin bei Akima Media, Master of Arts und Pferdemädchen: Galoppiert durch die PR-Welt mit viel Enthusiasmus für AI, autonomes Fahren und digitale Ethik. What comes after digital?

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